إدارة المحتوى الرقمي بشكل فعال في 7 خطوات مهمة

تشير إدارة المحتوى إلى عملية إنشاء أي شكل من أشكال المعلومات وجمعها وتحريرها وتقديمها عبر أي منصة. وهناك العديد من أنواع المحتوى؛ مثل الصور والفيديو والصوتيات والوسائط المتعددة والنصوص.

ومع كل محتوى هناك دورة حياة يجب إدارتها جيدًا، بدايةً من الإنشاء وحتى التخزين أو الحذف.

كما أن عملية إدارة المحتوى لها عدّة أسماء وممارسات وأهداف مختلفة من صناعة لأخرى ومن مؤسسة لأخرى. لكنها في الغالب عملية تعاونية تهدف إلى إدارة أجزاء المحتوى المختلفة والإشراف عليها طوال مراحل تطورها من النسخة الأولية وحتى النسخة النهائية.

إدارة المحتوى بشكل فعّال

يُدار المحتوى الرقمي عادةً من خلال برامج تُسمى “نظام إدارة المحتوى” أو ما يُعرف اختصارًا بـ CMS هو Content Management System. وأيضا هنالك “نظام إدارة محتوى الشرِكات” ما يُعرف اختصاراً ECM هو Enterprise Content Management هو المُحتوى، والوثائق والتفاصيل المُتعلِقة بالعمليات المنظمة للشركة. الغرض منه هو إدارة المعلومات غير المُهيكلة في الشرِكة، بكل صيغها وأماكِنها, سيتم التحدث عنها لاحقاً.

يساعد نظام إدارة المحتوى الأفراد والمؤسسات على تبسيط عمليات سير العمل والتعاون طوال دورة حياة المحتوى.

وكل فئة من فئات المحتوى الرقمي لها ما يقابلها من أدوات لإدارتها. وبشكل عام تتضمن هذه الفئات محتوى الوسائط الاجتماعية، ومحتوى الويب، ومحتوى الجوال، ومحتوى المؤسسة، وهذا الأخير عادةً ما يأتي في شكل بيانات.

بغض النظر عن الصناعة أو الفئة التي تعمل بها المنظمة، تتشابه معظم نُظم إدارة المحتوى في بعض الميزات المشتركة.

تدور هذه الميزات حول أبرز النقاط في دورة حياة المحتوى وتهدف إلى القضاء على أي اختناق أو تعطيل. وتشمل هذه النقاط إدارة التنسيق ووظائف التحكم في الإصدار والنشر وغيرها من الميزات.

عملية إدارة محتوى بالخطوات

يمكن أن تختلف ممارسات وعمليات إدارة المحتوى حسب الغرض منه وحسب المؤسسة أيضًا. وبالتالي ربما تجد اختلافات في الخطوات أو المصطلحات. بشكل عام، مراحل دورة حياة إدارة المحتوى هي:

• التنظيم: المرحلة الأولى حيث يتم إنشاء الفئات وتصميم التصنيفات وتطوير مخططات كل تصنيف.
• الإنشاء: هنا يتم تصنيف المحتوى إلى فئات معمارية.
• التخزين: يُتخذ القرار حول تنسيق المحتوى وتخزينه بناءً على سهولة الوصول إليه، وحمايته، وعوامل أخرى حسب احتياجات كل مؤسسة.
• سير العمل: يتم تصميم القواعد للحفاظ على حركة المحتوى عبر الأدوار المختلفة مع الحفاظ على الاتساق مع سياسات المؤسسة.
• التحرير والمراجعة: تتضمن هذه الخطوة إدارة إصدارات متعددة للمحتوى وإجراء بعض التغييرات لتنقيحه.
• النشر: هنا يتم تسليم المحتوى إلى المستخدمين. وقد يكونوا هؤلاء زوار لموقع الويب أو ربما موظفين داخليين، أو مستخدمي تطبيق الجوال.
• الأرشفة: المرحلة الأخيرة وفيها يتم حذف المحتوى أو نقله إلى الأرشيف عند التقادم أو عدم التأكد من أهميته وفائدة نشره.

أنواع إدارة المحتوى الرقمي

لكل فئة من فئات المحتوى الرقمي هناك أداة أو عملية لإدارتها تقريبًا.

• إدارة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي: تساعد أدوات إدارة محتوى الشبكات الاجتماعية في إنشاء استراتيجية التسويق مع أهداف محددة وتحليل التفاعل. ومن نُظم إدارة المحتوى للشبكات الاجتماعية؛ Sprout Social و Google Analytics و BuzzSumo.
• إدارة محتوى الويب: في هذا النوع من إدارة المحتوى يتم التركيز على إنشاء صفحات الويب وإدارتها وطريقة عرضها. وتتوفر العديد من برامج إدارة محتوى الويب التي توفر للمؤسسات طريقة لإدارة المعلومات الرقمية على الموقع الإلكتروني دون معرفة مسبقة ببرمجة الويب.
• إدارة محتوى الجوال: توفّر إدارة محتوى الجوال وصولًا آمنًا إلى بيانات الشركة على الجوالات والأجهزة اللوحية وغيرها من الأجهزة المحمولة. وتعمل بشكل رئيسي على تخزين ومشاركة الملفات.
• إدارة محتوى المؤسسات: يحتوي النظام في هذه الحالة على مكونات تساعد المؤسسات على إدارة البيانات بشكل فعّال. ويتم تصميم نظام إدارة محتوى المؤسسات لتحقيق أهداف مثل تبسيط الوصول، وتقليل النفقات العامة، إلى جانب التحكّم في الإصدار والتوجيه والأرشفة.

أشهر نُظم إدارة المحتوى الرقمي

بالإضافة إلى منصات إدارة المحتوى المتخصصة في أنواع معينة من المحتوى، يوجد أيضًا نُظم عامة لإدارة المحتوى توفر عمليات مؤتمتة لإدارة وإنشاء المحتوى الرقمي. من المتوقع أن يشتمل أي نظام إدارة محتوى على ميزات مثل إدارة التنسيق ووظائف النشر والقدرة على تحديث المحتوى. كما يسمح النظام للمستخدم بإنشاء تصميم موحّد للموقع الإلكتروني، ولكن العيب الوحيد ربما هو الحاجة إلى تدريب الموظفين على استخدام النظام.

• WordPress
• Joomla
• Drupal

مقال عن: مزايا وعيوب بعض أنواع المحتوى الرقمي

ما نبحث عنه في أفضل نظام إدارة المحتوى

بغض النظر عن نوع موقع الويب الذي تريد إنشاءه، ينبغي أن تتوفر في نظام إدارة المحتوى الذي تختاره ميزات أساسية معينة. فيما يلي الأشياء التي ركزت عليها وهي الأهم بالنسبة لك وموقعك على الويب:

• خيارات تخصيص رائعة: من المفترض أن يسهل نظام إدارة المحتوى الجيد إنشاء موقع ويب فريد به قوالب مرنة تسمح لك بتخصيص كل جانب من جوانب موقع الويب الخاص بك تقريبًا.
• سهولة الاستعمال: تحتوي كل أنظمة إدارة المحتوى في قائمتي على لوحات معلومات سهلة التنقل ولا توجد متطلبات كتابة أكواد لإنشاء موقع ويب يعمل بكامل طاقته ويعرض كل ما ينبغي أن يعرضه – حتى تتمكن من قضاء المزيد من الوقت في عملك، ووقت أقل في فهم علامات HTML.
• التطبيقات والإضافات: يمكن للتطبيقات التي تعزز إمكانات التجارة الإلكترونية لموقعك على الويب وأمانها وتتبع أداء تحسين محركات البحث (SEO) أن تمنح موقع الويب الخاص بك ميزة إضافية. يكاد يكون من المستحيل توفير كل ميزة على حدة لكل موقع ويب، لذا فإن القدرة على تثبيت الإضافات أمر لا بد منه لأي نظام إدارة محتوى.
• ميزات المطور المتقدمة: تتيح لك كل أنظمة إدارة المحتوى في قائمتي إضافة أكواد برمجية مخصصة. أو تعيين شخص ما للقيام بذلك نيابة عنك، حتى تتمكن من إنشاء موقع ويب مخصص بالكامل لاحتياجاتك. يجب أن يوفر أيضًا القدرة على إضافة كود برمجي مخصص إذا كنت بحاجة إلى وظائف معينة أو عناصر تصميم.
• قنوات الدعم المتاحة: إذا حدث خطأ ما خارج ساعات العمل القياسية، فأنت بحاجة لأن تكون متأكدًا من أنك ستتمكن من العثور على مساعدة لحل المشكلة. سواء كان ذلك عبر الدردشة المباشرة أو البريد الإلكتروني أو الهاتف أو قاعدة معرفية شاملة.