أهمية مراجعة مسودة المطبوعات قبل الطباعة

من المهم جدًا التأكد من أن النسخة النهائية لأي من المطبوعات المختلفة خالية من الأخطاء وتحتوي على المستوى الصحيح من المعلومات. لذلك يجب مراجعة مسودة المطبوعات قبل الطباعة وقبل إطلاق النسخة النهائية التي سيتم بناؤها بمرور الوقت. يمكن مراجعة إصدارات المسودة هذه في أي مرحلة للحصول على أكبر قدر ممكن من المدخلات عند العمل على الإصدار النهائي.

إنها ممارسة ممتازة للقيام بذلك والتأكد من حفظ الإصدارات المختلفة حتى تتمكن من العودة إلى أي إصدار والتحقق من التقدم في مراحل مختلفة.

تحديد ما يجب تضمينه في النسخة النهائية للوثيقة

أول شيء يجب فعله عند إنشاء أي مستند هو تحديد ما يجب تضمينه. يشير هذا إلى محتوى النص والصور وبنية الوثيقة وشكل كيفية تقديم الإصدارات النهائية. ربما تكون أسهل طريقة لتخطيط مستند هي البدء بجدول محتويات يوضح ما سيتم تضمينه. إذا كنت لن تقوم بتضمين جدول محتويات، فلا يزال من الجيد التخطيط لأقسام مختلفة من المستند وتحديد العناوين والبنية الأساسية. يمكن تضمين ذلك في مسودة الإصدار أو التخطيط له في مستند مختلف.

سوف تحتاج إلى النظر في أي صور سيتم استخدامها في مطبوعاتك وكيفية عرضها. اعتمادًا على نوع الوثيقة التي تنتجها، سيتعين عليك التفكير في الأقسام الرسمية التي سيتم تضمينها مثل المقدمة أو الملخص التنفيذي في البداية. سوف تحتاج إلى النظر في كيفية اختتامها وما هي النتيجة النهائية للوثيقة.

الاعتبارات الأخرى هي أحجام الفقرات، واستخدام القوائم النقطية، وتنسيق العناوين والعناوين الفرعية وبنية الوثيقة وتخطيطها مثل عدد الأعمدة أو استخدام الجداول وما إلى ذلك.

يجب أيضًا مراعاة تقنيات التنسيق مثل استخدام القالب والتفكير في الخط الذي ستستخدمه للنص الأساسي والعناوين. مراجعة الجوانب المرئية للمستند مثل تضمين شعار العلامة التجارية بحيث يتم استخدام التنسيق القياسي طوال الوقت. يجب التخطيط لتخطيط الصفحة واستخدام الرؤوس والتذييلات في أقرب وقت ممكن بحيث يتم تضمينها في الهيكل ويمكن مراجعة تنسيقها النهائي وتحريره بمرور الوقت. يمكنك أن ترى أن التخطيط يمكن اعتباره الخطوة الأولى لمراجعة مسودات المستندات.

يسمح لك التخطيط الدقيق بإنتاج الإصدارات النهائية وتقليل التغييرات في وقت لاحق وسوف يتغلب على الحاجة إلى إعادة هيكلة التخطيط إذا تم وضع الاعتبارات المبكرة لجميع جوانب ما هو مطلوب. من الضروري مراعاة الجمهور المستهدف ونوع المستند بحيث يتم تقديمه بالتنسيق الصحيح واستخدام اللغة الصحيحة لهذا الجمهور.

التقنيات المستخدمة في مراجعة مسودة المطبوعات لإنتاج المطبوعات النهائية

بعد اتخاذ قرار بشأن هيكل ومحتوى المستند الرسمي، ستحتاج إلى البدء في إنشاءه باستخدام البرامج المخصصة لذلك وإضافة المحتوى إليه. إن مجرد كتابة المحتوى وإنتاجه ليس أمرًا جيدًا بما فيه الكفاية، حيث يحتاج هذا المحتوى إلى المراجعة والتحرير للعمل على الإصدار النهائي. يمكن أن تتم عملية المراجعة بواسطة منشئ المستند ويجب حفظ إصدارات الملف الأولية بشكل مستمر. يمكن توزيع نسخ مسودة المستند على أطراف أخرى للحصول على تعليقات لتحسين المستند في مراحل مختلفة. اعتمادًا على طول وتنسيق النسخة النهائية من المستند، سيختلف مقدار المراجعات للمسودات. بالنسبة للمستندات القصيرة المكونة من خمس صفحات أو أقل، عادةً ما تكون هناك حاجة إلى مراجعة وتحرير نهائيين فقط.

يمكن استخدام المراحل التالية عند مراجعة مسودة المطبوعات قبل إنتاج النسخة النهائية ونشرها:

مراجعة هيكل الوثيقة:

عندما تبدأ الوثيقة في التبلور، من المهم مراجعة كيفية هيكلتها وإجراء تغييرات لتحسينها بناءً على رأي أصحاب المصلحة. يمكن أن يشمل ذلك تخطيط الصفحات والنظر في ما إذا كانت بعض الأقسام ستبدو أفضل في العرض الأفقي أو العمودي. على سبيل المثال، إذا تم تضمين ملحق يحتوي على مخططات ورسوم بيانية، فهل ستبدو أفضل في العرض الأفقي للحصول على أفضل النتائج من العناصر المرئية؟ ستشمل الجوانب الأخرى كيفية تنظيم الوثيقة من حيث العناوين والأقسام وكيفية ملاءمة التدفق العام للمحتوى مع هذه الأقسام. ستحتاج إلى التفكير فيما إذا كانت بعض الأقسام تتطلب عناوين فرعية إضافية لشرح الأمور بمزيد من التفصيل.

جدول المحتويات:

بالرجوع إلى النقطة السابقة بشأن إدراج العناوين والعناوين الفرعية، من المهم مراجعة جدول المحتوى. يمكنك أن تقرر ما إذا كان من الأفضل هيكلة المستند الخاص بك داخل النص أو هيكلته من جدول المحتويات وتحديث المستند بناءً على ذلك. إحدى الميزات المفيدة لاستخدام التحديثات التلقائية لجدول المحتويات هي أنه يمكن ربطها بالمستند وتنعكس التغييرات في كلا المكانين إذا قمت بإعداد عناوين وعناوين فرعية للقيام بذلك.

مراجعة المحتوى:

من الواضح أن الجانب الأكثر أهمية في مرحلة المراجعة هو النظر إلى المحتوى الفعلي نفسه. يجب على أي شخص ينتج محتوى أن يحاول أيضًا الاستعانة بشخص آخر على الأقل لمراجعته. يمكن القيام بذلك بنفسك ولكن زوجًا آخر من العيون سوف يكتشف دائمًا شيئًا لا يمكنك رؤيته بنفسك. عند مراجعة المحتوى، يتعين عليك النظر إلى مستوى التفاصيل المضمنة وما إذا كان المحتوى الخاص بك يتدفق بشكل جيد أم لا. ستحتاج إلى التحقق من اكتمال الأقسام وعدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية أساسية.

تدقيق القراءة:

كجزء من مراجعة المحتوى، ستحتاج إلى تدقيق قراءة جميع المواد والتأكد من أن كل شيء مفهوم وفي السياق الصحيح. يمكنك التحقق من معاني الأشياء باستخدام أدوات مثل القواميس وقاموس المرادفات. عند استخدام برامج معالجة النصوص، يمكنك أيضًا استخدام المدقق الإملائي الآلي المدمج الذي سيسلط الضوء على الأخطاء الإملائية والنحوية الأساسية. من الرائع أن تحصل على مساعدة من الأدوات الآلية ولكن استخدام قارئ تدقيق احترافي هو أفضل شيء يمكنك القيام به للتأكد من أن المحتوى الخاص بك دقيق وخالي من الأخطاء النحوية.

اختبار الروابط:

سوف تحتاج إلى التأكد من أنك قمت باختبار أي روابط لمستندات خارجية عبر الإنترنت. يجب أن تكون عناوين URL محدثة ويجب مراجعة أحدث الإصدارات من المحتوى عبر الإنترنت في كل مرة يتم فيها نشر نسخة جديدة من مستند رسمي. يجب إزالة الروابط التي لم تعد صالحة للتأكد من أنك تقدم معلومات دقيقة. إذا تغير المحتوى عبر الإنترنت الذي ترتبط به أو لم يعد صالحًا لمستندك، فيجب عليك أيضًا إزالة الارتباط أو تحديث محتوى المستند الخاص بك بناءً على التغييرات.

أذونات أي صور مستخدمة:

الشيء الآخر الذي يجب التحقق منه عند مراجعة المطبوعات المختلفة التأكد أن لديك إذنًا لاستخدام أي صور مضمنة فيها. يمكن أن تكون الصور مملوكة لك أو يمكن الرجوع إلى المصدر للمواد التعليمية طالما تم الحصول على الأذونات. وبدلاً من ذلك، يمكنك شراء حقوق استخدام الصور المناسبة. الصور الأخرى التي يمكن تضمينها هي تلك التي تحمل ترخيص المشاع الإبداعي، والتي يمكن استخدامها أو تحريرها مجانًا مع بعض الشروط التي حددها المالك الأصلي.

الرجوع إلى أي مصادر للمعلومات:

من المهم الإشارة إلى أي مواد تقتبسها داخل المستند ويجب مراجعة ذلك بانتظام عند تجميع المستند معًا والعمل على إنشاء النسخة النهائية. الأمر متروك لك حقًا بشأن نوع النظام المرجعي الذي ستستخدمه. إنها تحتاج إلى استخدام التنسيق القياسي طوال الوقت لتبدو احترافية. من المهم أيضًا تحديد التنسيق الذي ستستخدمه كمرجع للمواد قبل إنشاء المستند بحيث يمكن تحديثه عند كل مراجعة للمستند.

حقوق الطبع والنشر:

بالنسبة لوثائق الأعمال الرسمية التي تريد حمايتها من أي شخص ينسخها، ستحتاج إلى حقوق الطبع والنشر لها. وهذا يضمن عدم إمكانية إعادة إنتاج المواد الخاصة بك دون الحصول على إذن مسبق. سيؤدي هذا إلى حماية عملك وهو مهم للمواد المنشورة على الورق وتنسيق الويب.